Importer des données dans Vente Partner

Cet article a pour objectif de vous expliquer comment importer des données externes au format texte (ou Ascii) dans le logiciel de CRM Vente Partner.

Ce paramétrage se réalise dans le module « Traitements » du logiciel Vente Partner.

1. Connaître la base de données

Pour importer des données dans Vente Partner, la première étape est de bien maîtriser la structure de la base dans laquelle vous allez intégrer celle-ci.

L’image ci-dessous mettre un exemple de base de données extrait du paramétrage standard du logiciel. Si par exemple, vous souhaitez intégrer des contacts dans la table des Contacts, il faudra vérifier que vous disposez bien d’une clé permettant de rattacher ceux-ci à la table Sociétés (dans Vente Partner, le terme utilisée pour désigner une table est « Famille »).

Il faudra également maîtriser les règles de gestion associées à la base de données définies dans le paramétrage de Vente Partner (zones obligatoires, contrôle de saisie via une table, contrôle d’unicité …) afin d’éviter de nombreux messages d’erreur lors de la consultation de la base de données.

IMPORTANT : Ce type de traitement doit donc être réalisé avec beaucoup  de précautions par une personne ayant une connaissance technique suffisante du logiciel Vente Partner et il faut impérativement  travailler sur une base de test et faire des sauvegardes avant d’exécuter un import sur une base de production.

2. Définir la source à importer

Cette définition se faite en deux étapes :

• Le contrôle du fichier à importer
• Le paramétrage dans le logiciel de la source

2.1 Le contrôle du fichier à importer

Avant d’entreprendre le paramétrage proprement dit, il faut vous assurer de la qualité du fichier texte à importer et connaître ses caractéristiques générales.

Pour intégrer un fichier, les pré-requis techniques sont les suivants :

• Une ligne par enregistrement
• A la fin de chaque ligne un retour chariot, une avance de ligne ou les deux
• Dans chaque ligne, «un séparateur» qui permette de séparer chaque champ (tabulation, un caractère comme « , » ou « ; », une longueur fixe)
  Nota : les fichiers les plus courants sont de type « .csv » car facilement exploitable par Excel ; Ce sont des fichiers texte avec un séparateur « ; ».
• Si vous récupérez des champs de type « mémo », il faudra en plus un délimiteur.

Si vous intégrez un fichier pour la première fois, il est conseillé

1. De le parcourir avec un éditeur de texte pour vérifier qu ’il ne comporte pas d’anomalies qui provoqueront des erreurs lors de l’importation des données.
2. De vérifier les caractéristiques suivantes :
   – L’existence d’une entête avec les noms des champs
   – Le format des dates, des nombres et des heures

Exemple de fichier tabulé avec entête :

2.2 Le paramétrage dans le logiciel

Pour cela, dans le module « Traitement », créer un nouveau traitement de type « Import » puis cliquer sur « Paramètres » et « Source à importer ».

Dans notre exemple, chaque enregistrement comporte des informations sur la société ainsi que sur un contact de cette société. S’il y a plusieurs contacts pour une société, il y aura donc plusieurs lignes reprenant des informations identiques sur la société.

Pour importer ces informations dans Vente Partner, il faut se caler sur le paramétrage qui a été fait. En général : un noyau « Identification » pour les informations Société et en enfant une famille « Contacts ».

L ’importation devra donc se faire en 2 « phases » :

• 1ère phase : on intègre tous les champs propres à la fiche société en dé doublonnant pour ne pas avoir plusieurs fiches concernant la même société
• 2ème phase : on intègre les contacts, « enfants » de société en reconstruisant leur lien de parenté.

3. Définition des règles d’import

3. 1 Définition de la table cible

Choisir la famille noyau et la famille cible (ici la même).

Trois options facultatives :

• Mise à blanc avant import
  La famille cible que vous avez sélectionnée est mise à blanc et donc tous les enregistrements sont effacés. Vous devez naturellement prendre de grandes précautions si vous utilisez cette option. De plus, si vous êtes en environnement de consolidation, pensez à adapter le paramétrage des règles import concerné par cette famille.
• Mise à jour uniquement
  Aucune création de nouvelles fiches lors de l’import.
• Gestion différée des index
  Cela améliore significativement les temps de traitement lors d’un l’import avec un volume important d ’enregistrements. A n’utiliser que pour la création d’une base de données, les index devant être à jour si on met à jour des enregistrements !

Lorsque la famille Vente Partner à alimenter est définie, on va définir l’environnement de l’import.

Condition générale

A utiliser si vous ne voulez pas importer tous les enregistrements du fichier source.

Par exemple : importer uniquement les sociétés d’un département ou d’un commercial…

Parenté

A paramétrer uniquement lors de l’import dans une famille de 2ème ou 3ème niveau.

Doublons

Gérer le contrôle de création de nouvelle fiche ou de mise à jour d’une fiche existante.

Correspondance

Définir comment les champs Vente Partner vont être alimentés.

3. 2 Définition des critères de dé doublonnage

La gestion des doublons va passer par le contrôle de l’existence d’une fiche dans Vente Partner suivant un ou deux critères. Pour ces critères, on met en relation un champ du fichier ASCII avec un champ du fichier Vente Partner. La première clé doit obligatoirement être indexée dans le fichier Vente Partner pour des raisons de rapidité d ’intégration.

La deuxième clé est facultative.

Enfin, choisissez le traitement général à effectuer en cas de doublon :

• Ignorer : Dès que le(s) critère(s) défini(s) précédemment détecte(nt) la présence d ’une fiche déjà créée dans Vente Partner, rien n’est mis à jour et le traitement passe à l’enregistrement suivant du fichier ASCII.
• Mettre à jour : les champs Vente Partner sont mis à jour suivant le paramétrage des correspondances.

3.3 Définition des critères de parenté

On va reconstituer les liens en familles de niveau 2 et 1, puis 3 et 2.

Dans notre exemple, la famille Contacts est de niveau 2, donc il faut qu’on décrive comment rattacher un contact à une fiche société.

Cela peut être un code société, un code tiers… ou comme dans notre exemple le nom et le code postal.

 3.4 Définition des correspondances

Une fois le cadre posé, on va paramétrer la façon dont les champs Vente Partner vont être alimentés :

• Reprise sans modifications d’un champ du fichier source
• Reprise avec modifications
  Les possibilités sont les suivantes :
  – Conversion en majuscule
  – Conversion à travers une table de correspondance
  – Utilisation d’une formule
• Alimentation sans référence au fichier source
  Les possibilités sont les suivantes :
  – Constante
  – Utilisation d’une formule
• Options
  Les possibilités sont les suivantes :
  – Ne pas écraser la valeur cible
  – Condition de traitement de la correspondance

Pour créer une nouvelle correspondance, il faut toujours commencer par sélectionner le champ Vente Partner à alimenter.

Reprise sans modifications d’un champ du fichier source

Reprise avec modifications – Conversion en majuscule

Reprise avec modifications – Conversion à travers une table de correspondance

Reprise avec modifications – Utilisation d’une formule

Les champs du fichier ASCII figurent dans la liste des zones au même titre que les champs Vente Partner.

En double-cliquant sur le champ Code Postal, vous capturez :

ZoneAscii(« Code Postal »;

La fonction Zone Ascii a besoin du paramètre lui indiquant sous quel format vous voulez exploiter ce champ, en tenant compte des formats paramétrés dans la description du fichier source :

• CAR = Caractère
• NUM = Numérique
• DAT = Date

Alimentation sans référence au fichier source – Constante

Alimentation sans référence au fichier source – Utilisation d ’une formule

Les options

• Ne pas écraser la valeur cible
  A cocher pour alimenter des zones de saisie à saisie multiple

• Condition de traitement de la correspondance
  – Création/Modification
  La zone est toujours mise à jour
  – Création
  Zone alimentée seulement si la fiche est en création (par rapport au critère de gestion des doublons)
  – Modification
  Zone alimentée seulement pour des fiches existantes avant le lancement de l’import

4. Importer des données dans Vente Partner dans le « Bureau »

Pour importer des données dans Vente Partner depuis le module « Bureau », il faut dans le module « Ecrans » qui permet de définir les écrans de saisie créer un bouton action de type « déclencher un traitement » :

• Cocher le type de traitement : Import
• Sélectionner le nom de l’import
• Par défaut, le fichier Ascii est celui défini dans le paramétrage de l ’import (source) mais vous pouvez lui indiquer un autre nom ou un autre chemin.

5. Importer des données dans Vente Partner via une icône

Pour importer des données dans Vente Partner depuis un icône sur le poste de travail, il suffit de suivre la procédure suivante :

1. Créer un fichier texte contenant par exemple les lignes de commande suivantes:
   DOSSIER Dupont
   IMPORT Import Sociétés
   ACTIVER_JOURNAL
   QUITTER
2. Enregistrer sous un nom, par ex. « imp_sté.txt »
3. Créer un raccourci sur le poste de travail :

Exemple de ligne de commande :

c:\Ventpart\conso.exe c:\ventpart\systeme\_demo_\imp_ste.txt

Nota :

• la même commande peut être intégrée dans le planificateur de tâches.
• Si vous souhaitez définir les informations archivées dans le journal, voir l’article sur le fichier « conso.ini«