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Utiliser le Décisionnel de Vente Partner

14 Fév, 2020
Christian Desreumaux
Décisionnel Vente Partner

Icone FormationCet article a pour objectif de vous expliquer comment utiliser le module Décisionnel livré en standard avec les dernières versions du logiciel de CRM Vente Partner. Il s’agit d’une formation de premier niveau permettant d’apprendre à créer un cube simple. Un second article sera publié dans les prochaines semaines afin d’aborder les propriétés avancées de ce module.

Cette fonctionnalité est disponible directement depuis le module « Bureau ».

1. A quoi sert le Décisionnel de Vente Partner ?

Le Décisionnel est un module permettant de construire des analyses en temps réel en exploitant soit directement des données issues du Logiciel de CRM Vente Partner ((c) Efficy) soit un fichier de type Ascii. Les traitements construits par ce module s’appellent des Cubes.

Un cube est un conteneur permettant l’organisation de données selon différents axes d’analyse :

  • Les axes d’analyse constituent les dimensions
  • Les données numériques analysées constituent les mesures

Nota : Les Cubes remplacent très avantageusement des tableaux de bord que vous vous pourriez construire avec le générateur d’états de Vente Partner car à la différence de ceux-ci leur réalisation ne nécessite pas un accès aux modules de paramétrage, ils sont modifiables en temps réels et une fois le cube fabriquée les temps d’accès sont immédiats.

Exemple : La capture d’écran ci-dessous présente une analyse des données CA, Marge et % Marge selon 3 axes : année, mois et commercial.

Exemple de Cube Vente Partner

NotaLorsque que l’on exploite un Cube, le fait de se déplacer sur une ligne rafraîchit instantanément les autres fenêtres situées en aval. Cela s’appelle le « Drill down ».

2. Création à partir des données de Vente Partner

L’objectif est de créer une analyse dynamique des données de Vente Partner et vous trouverez ci-dessous un exemple de Cube « simple » (quelques minutes suffisant pour le paramétrer) permettant d’analyser des offres commerciales.

Le Cube obtenu nous permet d’analyser les offres commerciales par Année (1ère dimension), par Commercial (2ème dimension), par Statut (3ème dimension) et par Raison sociale plus le Département (4ème dimension qui est le résultat d’un calcul). Les mesure utilisées dans ce Cube sont le « Total HT » et un « Comptage » du nombre d’offres.

Bien entendu, on peut par un simple clic changer les dimensions utilisées et l’ordre de celles-ci

NotaLorsque que l’on exploite un Cube, le fait de se déplacer sur une ligne rafraîchit instantanément les autres fenêtre situées en aval. Cela s’appelle le « Drill down ».

Nous allons donc décomposer ci-dessous les différentes étapes permettant d’obtenir ce résultat.

2.1 Créer le Cube

  • Aller dans le menu « Traitements » et sélectionner l’option « Décisionnel »
    (ou sélectionner l’icône correspondante dans la palette si celle-ci a été activée)
    Ouvrir module Décisionnel
  • Créer un nouveau Cube en utilisant l’icône « + »

Nouveau Cube Vente Partner

  • Sélectionner l’option « Données contenues dans Vente Partner »

  • Sélectionner la Vue (ce qui correspond à une table) sur laquelle porte l’analyse.

Nota : il faut toujours sélectionner la « Vue » de plus bas niveau dans la hiérarchie, celle de plus haut niveau étant automatiquement sélectionnée.

 

2.2 Définir les Dimensions

Il existe deux types de dimensions qu’il est possible de définir

Les zones Directes

Il s’agit d’un axe d’analyse qui reprend directement les données de Vente Partner, la seule modification possible étant le format d’analyse (très important si on souhaite exploiter des dates).

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons sélectionner la zone « Émis le » dans la liste des zones disponibles puis en cliquant sur le bouton « Zone directe indiquer au logiciel qu’il s’agit d’une dimension. Enfin comme il s’agit d’une date, on peut également indiquer au logiciel la manière dont celle-ci sera analysée (bouton « Format de date ») et dans notre exemple le format utilisé sera l’année. Pour plus de facilité, le libellé, qui par défaut reprend le nom de la zone, sera changé en « Année ».

Nota : Si pour une date, vous souhaitez faire une analyse sur des périodes différentes (mois, trimestre, année …), il vous suffit de la sélectionner plusieurs fois comme dimension puis de lui appliquer à chaque fois le format souhaité.

Sélection d'une dimension

Les zones Composées

Il s’agit d’une dimension « virtuelle » qui est le résultat d’une formule de calcul.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons définir une dimension qui est la résultant de la concaténation des zones « Raison sociale » et des deux premier caractères du Code Postal afin d’obtenir le département (cela permet par exemple d’obtenir une valeur unique même si plusieurs sociétés ont la même Raison sociale afin de les différencier dans une liste). 

Si nous souhaitions obtenir le Cube décrit en introduction de ce chapitre, voici ce que nous aurions :

Nota :

  • Nous avons rajouté la dimension « N° Offre » afin de pouvoir utiliser cette dimension pour le comptage dans notre tableau car elle est unique pour chaque offre.
  • Il est à tout moment possible de modifier la définition d’un Cube en utilisant l’icône dans la palette d’outils :

2.3 Définir les Mesures

Il existe quatre types de mesure :

Les zones Directes

Dans ce cas, on utilise directement la valeur de la zone.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons utiliser la zone « Total ligne » afin d’obtenir le total de cette valeur pour les axes d’analyses sélectionnées.Mesure via une zone directe

Les zones Composées

Dans ce cas, on utilise une formule de calcul.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons calculer le prix unitaire (Total ligne / Quantité) :

Mesure via une zone composée

Les Comptages

Une Zone Comptage permet de compter le nombre d’éléments différents d’une dimension par rapport à la dimension choisie.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons compter le nombre d’offres différentes pour une dimension donnée :

Les Formules sur résultat

Ce type de Formule permet d’établir des calculs sur le résultat d’une mesure directe, d’une mesure composée ou d’un comptage.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons calculer le ratio en pourcentage de la ligne par rapport au total de la sélection. Dans le format numérique, il faudra appliquer un format en « % ».

Mesure Formule sur résultat

2.4 Définir la requête

L’objectif est de définir la requête par défaut associé à ce Cube. L’objectif de cet article portant sur le module Décisionnel, cette partie ne sera pas détaillée ici.

3. Créer un Cube à partir d’un fichier Ascii

Dans ce cas, les données à analyser sont stockées dans un fichier externe à Vente Partner au format Ascii. Cette option permet d’analyser directement des données externes (exemple : fichier des commandes issues de la Gestion Commerciale de l’entreprise) sans avoir à les importer dans Vente Partner.

Exemple de Cube : Analyse du CA, de la marge, du % de marge et du % CA cumulé selon les dimensions suivantes : Nom client, Année, Mois et Commercial à partir d’un fichier Ascii.

Cube Ascii

3.1 Créer un Cube Ascii

La seule différence lors de la création du Cube, c’est que vous devez sélectionner l’option « Données contenues dans un fichier Ascii » dans la fenêtre « Nouveau Cube.

Nouveau Cube fichier Ascii

3.2 Définir un Cube Ascii

Une fois la création validée, une fenêtre permettant de définir les propriétés du Cube s’ouvre.

Procédure création Cube Ascii

La différence avec un Cube Vente Partner pour lequel on doit définir la vue sur laquelle porte l’analyse des données c’est qu’ici il faut définir les caractéristiques du fichier Ascii et des zones qu’il comporte.

Les étapes pour la création de ce Cube sont les suivantes :

  1. Définir le fichier Ascii source :
    Par exemple : « c:\ventpart\systeme\_demo_\Cube\Commandes2019.txt »Nom du fichier Ascii
  2. Définir les caractéristiques de ce fichier Ascii :
    – Type de séparateur (Tabulation ou Autre)
    – Délimiteur si présent
  3. Cliquer sur le bouton « Génération des zones » pour permettre une reconnaissance automatique des données de base disponibles (lecture de l’entête du fichier).
    Nota : Si cela ne fonctionne pas, vérifier qu’il s’agit bien d’un fichier Ascii, qu’il possède une entête et que ses caractéristiques sont conformes à la description réalisée.
  4. Définir la propriété des zones numériques, dates et heures afin que celles-ci sont correctement traitées par le logiciel.

Les étapes 5 et 6 étant identiques à celles d’un Cube Vente Partner, consultez les chapitres 2.2 et 2.3.

Nota : A la différence d’un Cube Vente Partner, il n’y a pas de requête possible sur les données d’un fichier Ascii. Si c’est une limite, rien ne vous empêche de créer une table dans Vente Partner pour accueillir ces données.

4. Utiliser le Décisionnel de Vente Partner

4.1 Ouvrir un Cube

Lors de l’ouverture du cube, on a le choix entre forcer l’exécution de la requête pour un affichage des données à jour (décocher Restauration des données) ou revenir à une mise en page de base (décocher Restauration de la mise en page).

Ouvrir un Cube

Chargement du Cube

Nota : Il est également possible d’ouvrir directement un Cube depuis l’interface utilisateur de Vente Partner (par exemple dans une page d’accueuil) via un « Bouton Action » et d’afficher le résultat dans un Conteneur (voir le module « Ecrans » de Vente Partner).

4.2 Exécuter un Cube

L’exécution par défaut permet de voir immédiatement le résultat du paramétrage.

 Exécution Cube

L’exécution d’un cube permet la mise à jour des données dans les cas suivants :

  • A l’ouverture d’un cube enregistré sans sauvegarde des données
  • Lors de la création d’un cube
  • Pour mettre à jour les données d’un cube avec données pré enregistrées

4.4 Enregistrer un Cube

Le cube est enregistré avec au minimum la définition du cube et la configuration générale.

En plus de cette sauvegarde minimale, on peut sauvegarder les données et/ou la mise en page. Avec la mise en page sont sauvegardées les fenêtres ouvertes, leurs positions, les dimensions affichées …

Enregistrer un CubeLors de l’enregistrement on définira le nom du Cube.

Enregistrer un Cube - Nom

Par défaut, le répertoire proposé est « Cube » sous le répertoire contenant les fichiers de paramétrage (cf. « ventpart.ini« ). Il est conseillé de conserver ce chemin d’accès si vous souhaitez que la sauvegarde système de Vente Partner prenne en compte les cubes réalisées.

4.5 Fermer un Cube

Si le cube a été modifié soit au niveau de ses paramètres, soit au niveau de ses données, le logiciel vous propose d’enregistrer les modifications.

Quitter un Cube

4.6 Supprimer un Cube

Il vous suffit d’ouvir le Cube  que vous souhaitez supprimer (cf.4.1) puis de sélectionner dans le Menu « Fichier », l’option « Supprimer puis de valider.

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