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Paramétrer la consolidation dans Vente Partner

5 Mar, 2020
Christian Desreumaux
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Cet article a pour objectif de vous expliquer comment paramétrer la consolidation dans le logiciel de CRM Vente Partner. Ce paramétrage se réalise dans le module « Traitements » du logiciel Vente Partner.

1. Paramétrer la consolidation dans Vente Partner : A quoi ça sert ?

La consolidation à pour objectif de synchroniser des bases de données, que celles-ci soient installées sur des réseaux, des postes fixes ou des portables. Le moyen pour transmettre les données (ou « Vecteur ») peut être variable en fonction du contexte technique et des choix du client.

2. Principe de fonctionnement de la consolidation

A chaque fois qu’un enregistrement est modifié dans une table (de manière manuelle ou automatique), le logiciel Vente Partner met à jour la date de dernière modification (Date, Heure, Minute et Seconde).

Lors du déclenchement de la procédure de consolidation, Vente Partner va construire pour chaque utilisateur destinataire une archive aussi appelée « Enveloppe » (fichier de type ZIP) contenant l’ensemble des données modifiées depuis la date de dernier envoi en utilisant les règles d’export paramétrées. Cette archive sera ensuite transférée via le support de de communication choisi (Réseau, Ftp, e-mail…). A l’inverse, une fois l’archive reçue, elle est décompactée puis intégrée dans les bases de données en fonction des règles d’import définies. Cette archive peut être unique (avec le risque d’écrasement) ou multiples (au maximum une archive par minute).

L’ensemble de ces procédures (envoi et réception de données, intégration de données externes, modifications de la base de données, …) peuvent être automatisées de manière à être entièrement « presse-bouton » pour l’utilisateur via un script. De nombreuses commandes sont disponibles pour la création de ces scripts (ces scripts peuvent être également exécutés par un automate afin d’éviter une intervention manuelle).

3. Les étapes pour paramétrer une consolidation

Il y a quatre étapes dans le paramétrage d’une consolidation (cf. menu ci-dessous proposé par le logiciel)

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 3.1 La description des « Sites »

Chaque poste équipé du logiciel Vente Partner est identifié de manière unique par un code Site sur 6 caractères (cf. exemples ci-dessous). Ce code est défini lors de l’installation du logiciel Vente Partner mais il peut être modifié directement dans le « ventpart.ini« .

Ce code site sera utilisé à tout moment par le processus de consolidation pour identifier un message entrant ou sortant et pour son stockage (« Boîte aux lettres »).

Afin de faciliter la mise en œuvre de la consolidation, on paramètre souvent un code Site égal au code Utilisateur. Lors de la description de ce code, un libellé est associé ; c’est ce libellé en clair qui sera par la suite manipulé lors de la description du processus.

Exemples :

  • Code Site : CD               Libellé : Christian DUPOND
  • Code Site : SIEGE          Libellé : Siège

3.2 La définition des règles d’export et d’import

3.2.1 La règle d’export

Cette règle permet à l’administrateur de décrire pour un ou plusieurs utilisateurs donnés la nature des informations qu’ils doivent recevoir. Il faut décrire autant de règles que de tables principales (exemples : Sociétés, Articles, Concurrent, Commerciaux) ; par contre le comportement des tables liées (exemples : interlocuteurs de la société, actions de la société) se fait en même temps que celui de la table principale. Il est possible de décrire un comportement général et des exceptions au niveau de chacune des tables liées transférées (exemples : les commentaires liés aux clients ne sont pas transférés ; dans les commandes liées à un client, je ne transfère que les lignes concernant un utilisateur donné, ...)

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Le paramétrage par défaut est « Postérieure au dernier export », ce qui permet de transférer de ne transférer que les données modifiées depuis la date de dernier envoi (celle-ci est gérée automatiquement par le logiciel Vente Partner) et d’optimiser le volume des données transférées.

Nota : Cette date est stockée dans le fichier « conso.ini » et si on veut tout renvoyer, il suffit de la remettre à blanc.

3.2.2 La règle d’import

Elle permet à l’administrateur de définir le comportement du logiciel lors de l’intégration de données issues d’une consolidation (cf. l’écran ci-dessous). On peut par exemple, mettre à blanc le fichier avant import (exemple : intégration uniquement des cinq dernières commandes), ne pas autoriser à créer, prendre en compte les fiches effacées par un utilisateur …

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Lors d’un conflit, le comportement par défaut du logiciel est de conserver l’information la plus récente (« remplacer si postérieur ») mais un paramétrage par exception permet de redéfinir ce comportement table par table et champs par champs (cf. exemple ci-dessous).

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3.3 La définition des vecteurs

Un vecteur est le moyen que va utiliser le logiciel Vente Partner pour transférer l’archive (fichier compacté contenant toutes les données modifiées pour un ou plusieurs utilisateurs). Trois vecteurs sont disponibles mais seul le vecteur « Disque dur » est à ce jour utilisé.

  • Disquette : permet de transférer l’archive sur une disquette. Cette procédure n’est plus utilisée.
  • Disque Dur : permet de transférer l’archive sur un disque dur (local ou réseau). On retrouve ici le principe des boîtes aux lettres ou à chaque utilisateur destinataire correspond un répertoire donné. Ce vecteur est actuellement le seul utilisé dans les installations récentes de Vente Partner car combiné avec d’autres fonctions intégrées ou des fonction externes, il permet une transmission des données par réseau distant, par e-mail, par messagerie, … Une option de paramétrage de Vente Partner permet de gérer un « empilage » d’archives qui seront dépilées à l’arrivée (principe d’une messagerie).

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Fenêtre de paramétrage du vecteur Disque

  •  Modem : permet d’envoyer l’archive directement via un modem. Compte tenu du développement d’internet et des messageries, cette solution n’est plus utilisée.

3.4 La définition du scénario

Dans le logiciel Vente Partner, la création d’un scénario permet de définir un ensemble d’instructions de base afin d’exécuter une opération de consolidation pour un nombre important d’utilisateurs. C’est donc dans ce traitement que l’on va décrire l’ensemble des opérations qui vont consister à extraire les données modifiées pour les utilisateurs ciblés en fonction de règles définies et à les leur transférer (cf. exemple ci-dessous).

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4. La définition des scripts

Un script (fichier au format texte) permet d’automatiser un certain nombre d’opérations d’une simple action sur une icône. Des nombreuses commandes permettant d’exécuter des scénarios de consolidation, de synchroniser des fichiers de paramétrages, d’éditer automatiquement un journal, de lancer un import de données… sont disponibles en standard. Ce sujet étant vaste, cela fera l’objet d’un autre article.

Exemple de script :

ARCHIVER_JOURNAL
ENVOIE_CONSO_MULTI Envoi PC1->SIEGE
RECOIT_CONSO_MULTI Recoit CD<-SIEGE
QUITTER

Dans ce script l’utilisateur dont le code site est « PC1 » exécute un envoi de données (commande « ENVOIE_CONSO_MULTI ») à l’utilisateur dont le code site est « SIEGE ». Il s’agit ici d’une consolidation multiple donc même si un fichier de consolidation (« enveloppe ») est déjà présent cela n’est pas grave car il viendra en créer un nouveau. La commande « RECOIT_CONSO_MULTI » permet à l’utilisateur de récupérer l’ensemble des données en intégrant tous les fichiers reçus danss l’ordre ou ils ont été envoyés.

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